Целесообразность применения способа поиска работников определяется целями, условиями и рядом других факторов.

Какой вид транспорта лучше, самолет или автомобиль? Если вам нужно добраться от центра Москвы до Домодедово, то автомобиль решит эту задачу, а самолет бесполезен. Если нужно добраться от Домодедово до Красноярска, то самолет – лучшее средство, а автомобиль – практически бесполезное. Здесь все достаточно очевидно. Но есть ситуации, когда выбор транспортного средства не столь очевиден. Например, от Москвы до Ярославля можно быстро доехать поездом-экспрессом, а можно примерно за то же время доехать автомобилем. Но если вы отправляетесь в Ярославль в конце рабочего дня в пятницу, то поездом получится быстрее (шоссе перегружено автомобилями).

Чтобы правильно выбирать транспортное средство и маршрут, нужно хорошо представлять варианты, их плюсы и минусы. В еще большей степени это относится к выбору способов поиска кандидатов. Нужно хорошо знать эти способы, их возможности и особенности.

Поиск в базе данных – положительные моменты

«Минимальная трудоемкость, максимальная частота применения» – таковы основные характеристики этого способа по результатам опроса руководителей кадровых агентств.

Действительно, в рекрутинговом агентстве работа по поиску кандидатов на конкретную позицию начинается обычно с просмотра базы данных. В базе данных агентства может храниться информация о тех, кто искал работу, например, год или два назад, а в настоящее время с работой устроен и поиском работы не занимается. Но это вовсе не значит, что такой человек откажется рассматривать интересное новое предложение.

Конечно, рекрутеру проще и легче работать с соискателями, которые откликнулись на свежее объявление о вакансии. Или с теми, кто совсем недавно разместил в газете или Интернет свое объявление о поиске работы (мини-резюме). Такие соискатели ситуационно заинтересованы в новой работе и гораздо охотнее рассматривают предложения.

Но если считать, что специалист ищет новое место в среднем раз в два-три года, а стадия активного поиска продолжается три месяца, то на объявление о вакансии откликается не более 10% потенциально интересных кандидатов. Использование хорошей базы данных позволяет кадровому агентству существенно увеличить этот процент.

Таким образом, могут быть выделены следующие основные плюсы этого способа поиска:

1. Короткие сроки первичного поиска.
2. Существенное расширение круга поиска по сравнению с поиском через текущие объявления в СМИ.
3. Относительно малые трудозатраты на первичный поиск (без проверки заинтересованности) потенциально интересных кандидатов.

Оборотная сторона медали

Только первый из перечисленных плюсов является однозначным. Со вторым и третьим сложнее. Для того, чтобы эффективно работал второй фактор (расширение круга поиска), база данных должна накапливаться в течение нескольких лет, накапливаться интенсивно, а также быть хорошо организованной чисто технически. Эти требования обычно выполняются лишь в самых крупных и давно работающих агентствах, активно публикующих объявления о вакансиях и имеющих хорошую известность. Как правило, именно такие агентства входят в первую десятку по опубликованным рейтингам рекрутинговых агентств. Но о рейтингах мы поговорим позже, когда будем рассматривать поиск кандидатов через кадровые агентства. Пока же кадровые агентства нам интересны просто как организации, в которых имеется наибольший опыт создания и использования баз данных по потенциальным кандидатам. Небольшая база данных кадрового агентства или компании вряд ли может быть основным инструментом поиска кандидатов. Но она всегда может рассматриваться как полезное дополнение к другим способам поиска.

Малая трудоемкость поиска через базу данных тоже относительна. Собственно поиск информации в базе данных не требует больших затрат рабочего времени, за исключением случая большой бумажной базы данных на несколько десятков тысяч кандидатов. Но формирование и ведение большой базы данных, особенно компьютеризированной, может быть связано с немалыми затратами труда и денежных средств.

База данных компании-работодателя

До сих пор мы говорили о базе данных рекрутингового агентства, где она является практически обязательной частью технологии работы. Но в крупных компаниях-работодателях, регулярно ведущих набор новых кандидатов для замены выбывающих работников или в связи с расширением, ситуация практически такая же. Хорошая компьютеризированная база данных о потенциальных кандидатах есть, например, в известной обувной компании «Пальмира». Аналогично обстоит дело и в ряде крупных банков, постоянно ведущих работу по привлечению и накоплению информации о специалистах (например, в «Альфа-Банке»). Такие работодатели часто даже размещают в доступных местах сведения о вакансиях и анкеты для специалистов, инициируя тем самым приток кандидатов.

Подтверждением сказанного являются случаи, когда компании, опираясь на имеющиеся базы данных, создают при себе кадровые агентства, ориентированные не только на обслуживание нужд самой компании, но и на предоставление услуг внешним заказчикам. В последние годы, например, объявлялось о создании кадровых агентств при компаниях «Пальмира», «Партия», «Парус». База данных о потенциальных кандидатах не обязательно должна быть компьютеризированной. До определенного предела простая бумажная база данных, т.е. совокупность папок с резюме или анкетами кандидатов, является вполне оправданной с экономической точки зрения.

Бумажная база данных

Создание любой базы данных требует наличия рубрикатора, по которому классифицируются и хранятся резюме и анкеты.

Для коммерческих непроизводственных компаний рубрикатор может быть таким:

1. Менеджеры по персоналу, психологи, тренинг-менеджеры
2. Секретари, офис-менеджеры, переводчики, личные помощники
3. Генеральные, исполнительные директора, администраторы, управляющие
4. Коммерческие директоры
5. Менеджеры проектов
6. Финансовые директоры, финансовые менеджеры, финансисты, экономисты
7. Бухгалтеры, главные бухгалтеры
8. Аудиторы, ревизоры
9. Юристы
10. Инженерно-технический персонал
11. Cпециалисты по компьютерам и телекоммуникациям
12. Специалисты по маркетингу, рекламе, PR
13. Специалисты по оптовым продажам, торговые представители
14. Специалисты по закупкам
15. Специалисты по логистике и складскому хозяйству
16. Работники розничной торговли (продавцы, продавцы-консультанты, руководители)

Задача ведения бумажной базы весьма проста. Нужно завести папки в соответствии с рубрикатором и систематически подшивать (вкладывать) в эти папки резюме потенциально интересных кандидатов, оказавшиеся в распоряжении компании или кадрового агентства.

Где находится тот предел, когда возникает необходимость в компьютеризации базы данных? Решение зависит от двух основных факторов – от объема базы и от частоты обращения к ней. Если, например, в базе находится 5 тысяч резюме и рубрикатор включает в себя 16 позиций, то средний объем одной папки – около 300 резюме. В этом случае просмотр одной папки не является слишком сложным и трудоемким, компьютеризации не требуется.

Если в базе данных 10-15 тысяч резюме, но обращаться к ней приходится не часто, то тоже можно обойтись без компьютеризации. Подобные ситуации скорее характерны для компаний-работодателей, нежели для кадровых агентств. Если поиск по бумажной базе данных вследствие роста ее объема уже становится затруднительным, то встает вопрос о компьютеризации базы.

Опыт показывает, что в этом случае можно обойтись без перевода уже созданной бумажной базы в компьютерную форму. Целесообразно начать формирование компьютерной базы, включая в нее новые резюме. А бумажную базу сохранить как параллельно используемый инструмент.

В течение какого срока целесообразно хранить резюме в базе данных? Точного критерия для определения такого срока нет. Ориентировочно это 2-3 года. За этот срок значительная часть резюме может потерять свою актуальность по следующим основным причинам:

1. За 2-3 года кандидат часто меняет не только место работы и должность, но иногда и профиль деятельности. Прогнозировать его возможности и интересы по резюме уже становится достаточно сложно.
2. Также довольной частой оказывается ситуация, когда у потенциально интересного кандидата меняются контактные координаты и с ним просто не удастся связаться. Чем больший срок прошел с момента получения резюме, тем чаще приходится после неудачных попыток связаться с кандидатами удалять их резюме из базы.

Компьютерная база данных

Количество и разнообразие кадровых баз данных, создававшихся в последние годы очень велико. Известно много удачных опытов, в результате которых были созданы эффективные и хорошо работающие базы данных. И известны случаи, когда большие затраты труда и средств на создание баз данных оказывались малоэффективными, созданные базы данных не приживались и умирали. Анализ причин успехов или неудач в этом деле может быть темой для специального большого исследования. Однако мне не известно, чтобы кто-то выполнил такое исследование и опубликовал результаты.

Поэтому, если перед вами встала задача компьютеризации базы данных, нужно найти возможность детально ознакомиться с опытом функционирования реальных баз данных. Предпочтительно смотреть такие базы, программное обеспечение и технология функционирования которых могут быть приобретены и освоены. Но даже если в итоге вы решите самостоятельно проектировать собственную базу данных, изучение имеющегося опыта нужно считать обязательным.

Есть несколько специализированных организаций, предлагающих компаниям и агентствам готовые проекты автоматизации обработки кадровой информации, включая создание, ведение и использование баз данных по кандидатам. Такие организации охотно демонстрируют свои разработки и рассказывают о всех их достоинствах. Но если представленная разработчиком система вас заинтересовала, не советую принимать решение, не сравнив это предложение с альтернативными вариантами. Также целесообразно не ограничиваться получением информации только от разработчика, а непременно изучить опыт внедрения и функционирования системы у кого-то из конечных пользователей.

Так, например, почти невозможно оценить скорость и удобство пользования базой данных на демонстрационной версии, которую предлагают разработчики. При наличии большого количества информации в системе характеристики режимов использования могут существенно ухудшаться. Кроме того, от пользователей скорее чем от разработчиков можно получить информацию о недостатках или «подводных камнях» системы. Вот примерный перечень вопросов, которые нужно рассмотреть при оценке конкретной базы данных:

1. Состав информации о кандидатах, которая хранится в базе.
2. Состав и характер поисковых запросов, которые могут быть реализованы в базе.
3. Процедуры и затраты, связанные с пополнением базы данных (необходимость «набивки» вводимой информации, возможность сканирования резюме, возможность получения информации по электронной почте и через факс-модем).
4. Порядок удаления или корректировки информации.
5. Потребность в технических средствах.
6. Возможность использования базы данных в режиме локальной компьютерной сети.
7. Скорость поиска информации в базе.
8. Защищенность базы данных от утраты информации (вследствие компьютерных сбоев, внесения компьютерных вирусов) или от несанкционированного доступа.
9. Надежность и отлаженность функционирования программной оболочки (подтверждается, в первую очередь, длительным опытом успешного использования у конечных пользователей).
10. Возможности развития и совершенствования базы (изменение рубрикатора, введение дополнительных реквизитов или режимов использования, совершенствование технических средств).
11. Обеспеченность базы данных шеф-надзором и консультациями разработчиков. Порядок действий в случае возникновения сбоев или неисправностей.
12. Стоимость приобретения программной оболочки и последующего обслуживания (при необходимости) разработчиком системы.

Агентство «Метрополис» приобрело в начале 1998 года программную оболочку и информацию о 20 тыс. кандидатов у одного из кадровых агентств, потратившего значительные средства на создание этой базы данных. Но мы не учли тот факт, что для ввода новой информации не были предусмотрены режимы прямого получения резюме через электронную почту и факс-модем («безбумажная технология»). Кроме того, как показал опыт использования базы, пользовательский интерфейс тоже оказался довольно сложным и не слишком удачным. В связи с этим агентство, не прекращая использования этой базы, занялось поиском и оценкой альтернативных вариантов. В итоге выбор был сделан в пользу компьютерной системы агентства «Империя кадров» (разработчик Кирилл Фомичев). Система, по нашей оценке, соответствует весьма высоким требованиям по всему перечню указанных выше вопросов. Одной из составных частей системы является база данных резюме, формируемая методами «безбумажной технологии». За первый год функционирования этой базы данных в нее включено около 30 тыс. резюме. При этом база данных функционирует четко и устойчиво, за год не было выявлено ни одного дефекта разработки. Все компьютеры консультантов агентства «Метрополис» подключены к базе в режиме локальной сети. При этом даже осуществляется удаленный доступ к базе с использованием телефонных каналов.

Особенно просто вводятся в базу резюме, полученные по электронной почте. В связи с тем, что эта форма получения резюме от кандидатов уже стала у нас основной (примерно 60% общего потока), данная возможность системы является весьма ценной.

Возможность использования информации из внешних баз данных

Достаточно большие базы данных мини-резюме потенциальных кандидатов имеются сейчас на многих сайтах в Интернет и могут использоваться компаниями бесплатно. Об этом мы подробнее поговорим в одной из следующих публикаций. Существует также коммерческая база данных «Point Job», платный доступ к которой может получить любая компания. В этой базе данных хранятся не мини-резюме (объявления о поиске работы), как на других интернетовских базах данных, а полноценные резюме специалистов. Однако тот факт, что создание альтернатив для «Point Job» не является в России заметным явлением, позволяет на ближайшие годы достаточно скептически оценивать перспективы создания других коммерческих баз данных с платным доступом пользователей.

В принципе компания может договориться об использовании базы данных какого-то кадрового агентства. Такие случаи известны, но достаточно редки. Здесь возникают проблемы защиты коммерческого интереса владельца базы. Поэтому, если такие вопросы и решаются успешно, то скорее в случае доверительных отношений между агентством и компанией, т.е. неформально.

База данных: специалист, соискатель, кандидат?

Интересный специалист, резюме которого найдено в базе данных, это еще не кандидат на должность и даже не соискатель должности. Это на начальном этапе поиска не более чем человеческий ресурс, с которым можно работать.

В поиске по базе данных большое значение имеет актуализация потенциальных кандидатов, выбранных из базы. Если человек искал работу год или два назад, то он может быть совершенно не заинтересован в перемене работы в момент вашего обращения к нему. И в любом случае человек может не заинтересоваться вашим предложением.

Актуализация кандидатов из базы данных обычно заключается в обзвоне тех, кого вы выбрали, и выяснении их заинтересованности рассматривать ваше предложение. Если такая заинтересованность есть, то человека можно уже считать соискателем. И только на последующих этапах оценки и отбора соискатель может превратиться в кандидата, рассматриваемого в качестве реального претендента на должность для финального отбора.

Опыт показывает, что часто лишь 10-15% тех, кому позвонит рекрутер, становятся соискателями. И не более половины из них превращаются в реальных кандидатов. Так что малая трудоемкость поиска по базе данных относительна и касается только первичного поиска. О том, как правильно построить первый разговор с потенциально интересным специалистом, чтобы превратить его в соискателя, также пойдет речь в одной из последующих публикациях.

Валерий Поляков
президент Кадрового объединения "Метрополис"
www.metropolis.ru