Стандартная схема . Конторская работа является, такой сферой занятий, которая хорошо приспособлена для использования стандартной системы классификации работ. Большинство из основных занятий, выполняемых в учреждениях, является общим для всех организаций. Задача печатания письма, или расчета заработной платы, регистрации документов, надзора за служащими, осуществления планирования или ведения счетов является аналогичной, независимо от характера или целей предприятия. Все конторские системы обработки информации являются различными, а любая работа в целом может быть уникальной, однако, основные занятия или задачи, которые составляют работу, являются, в основном, одинаковыми, независимо от того, где они выполняются - в банке, больнице, министерстве, производственной единице или любом другом предприятии, имеющем конторских служащих.

Конторская работа обычно охватывает широкий диапазон уровней ответственности и широкие вилки окладов, которые значительно шире, чем у большинства сфер физического труда. В пределах этого диапазона от младшего канцелярского до управленческого уровня, конторские работники традиционно имеют лучшие возможности для получения повышения и стремятся к росту намного сильнее, чем многие работники физического труда, которые имеют больше шансов остаться, на той же самой работе в течение многих лет. Эти различия неизбежно способствуют возникновению активного интереса к созданию в учреждениях точно определенных структур классов должностей, и приводят к внедрению системы оценки важности должностей, как рядовых служащих, так и менеджеров. Аналогичность конторской работы в организациях всех типов создает широкий, а иногда и общенациональный рынок труда. Работодатели, которые используют стандартную систему классификации должностей, или могут связать свои работы с этой системой, могут значительно точнее принимать решения относительно опыта лица, желающего поступить на работу, или сравнивать свои потребности в персонале с другими организациями.

К лассификация. Когда организация впервые решает создавать структуру классификации должностей, пригодную для общего применения в учреждении, вначале рассматривается вопрос о типе системы, которая должна быть использована, для оценки и классификации. Рассматривая английских опыт, упомянутые ранее в предыдущих статьях методы рейтинга, анализа по пунктам и сравнения элементов были уже хорошо отработаны, однако преимущества выбора факторов /элементов/ и назначения пунктов в соответствии с конкретными местными требованиями превращались в недостатки, когда ставилась цель разработать простую, имеющую практическое значение систему, пригодную для применения в общенациональном масштабе. Кажущаяся точность рейтинга по пунктам является в определенной остепени иллюзорной. Назначенные пункты и присвоенные величины весов тех или иных факторов базируются на суждениях людей, которые изменяются, особенно, если требуется не только оценить работы в пределах одной организации с аналогичными процедурами и стилем управления, но и оценить работы во многих изменяющихся в широких пределах предприятиях (корпоративных культурах).

Было очевидно, что общенациональная схема должна быть простой, легкой для понимания и легко приспосабливаемой к любому типу организации. Кроме этого, данная схема должна быть практичной и ее применение в организациях, размер которых изменяется от нескольких человек до нескольких тысяч, при наличии филиалов во многих местах, по всей стране, должно давать удовлетворительные результаты.

В результате разработчиком, - Институтом административного управления была одобрена система, базирующаяся на классификации по шести основным уровням конторской работы. Эта система выдержка проверку многолетним использованием в британских учреждениях. Успех этой системы в качестве стандартной единственной схемы, используемой в общенациональном масштабе во многих секторах промышленности и торговли объясняется, вероятно, четырьмя основными причинами:

1. Система удовлетворяет критериям простоты и приспособляемости к любой организации.

2. Система легко понятна работникам.

3. Система является практической и сосредоточена, насколько это возможно, на работе, подлежащей выполнению.

4. Схема обеспечивается обширным анализом почти всех операций, которые являются общими для учреждений. Каждая операция определяется, и классифицируется, благодаря чему пользователи получают готовую к использованию структуру или средства для проверки их собственных созданных классов должностей.

Число классов. Первоначально схема состояла из шести классов, обозначенных буквами от А до F , начиная с класса А, который охватывал простейшие канцелярские операции, и, кончая классом F , который охватывал инспектирование работы отделов и работ, выполнение которой требовало большой степени ответственности.

Схема позднее была расширена до восьми классов путем добавления двух старших уровней - классов G и Н. Эти два класса были введены с целью отражения тех огромных изменений в конторской работе, которые произошли со времени первоначального внедрения схемы. Классы G и Н позволяют охватывать должности таких специалистов, как младшего управленческого персонала или руководителей структурных подразделений. Однако следует признать, что в некоторых организациях имеются самостоятельные формы классификации для управленческих должностей и одним из преимуществ разработанной Институтом схемы является то, что пользователи могут использовать те классы, которые им нужны. Некоторые из пользователей фактически используют только шесть первоначальных классов, охватывающих персонал уровня контроля за работой подчиненных, хотя большинство использует все восемь классов для охвата персонала вплоть до уровня, идущего после высшего руководства (начальники отделов).

Возникает также вопрос: почему именно восемь классов? На этот вопрос непросто ответить. Термин "конторский персонал" сегодня может охватывать людей, выполняющих работу, начиная от простейшей канцелярской и кончая сложной, требующей большой ответственности работой, близкой к уровням высшего руководства. Диапазон такой работы является непрерывным и этим можно объяснить самое различное его деление в целях классификации. Опыт показывает, число классов может, по-видимому, изменяться от трех до двадцати шести классов, однако, в большинстве схем число классов колеблется от 5 до 12 и зависит, в частности от того, сколько уровней управления требуется обеспечить в системе. Другим практическим фактором является охватываемый диапазон должностных окладов. Именно изучение этих двух факторов и привело к предложению разработчиков системы остановиться на 8 классах должностей.

Определение классов . Целью схемы классификации, разработанной Институтом административного управления Великобритании, является предоставление возможности оценить в восьмой классах конторские работы в зависимости от трудности и сложности работы, подлежащей выполнению, или, говоря другими словами, соответствие качеств личности задаче удовлетворительного выполнения работы. Восемь классов обозначены буквами от А до Н, причем класс А соответствует простейшей работе, а класс Н - наиболее сложной и важной работе, требующей от личности наивысших качеств в классифицируемом диапазоне.

Хотя должна быть предусмотрена возможность расположить работы в классах по результатам оценки работ в целом, совершенно очевидно, что наиболее точная оценка может быть получена при рассмотрении занятий или обязанностей, образующих работу. Работа, которая может быть определена для целей данной схемы как общая нагрузка, принятая на себя человеком, обычно состоит из ряда отдельных обязанностей или заданий. Оценка каждого задания не только делает возможным более детальный анализ содержания работы, но также помогает сравнить ее с другими работами, поскольку в учреждениях многие задания будут общими для ряда различных работ. Например, работа бухгалтера может включать регистрацию извещений и подготовку кредитовых авизо, а работа секретаря будет обычно включать такие задания как печатание писем, прием телефонных вызовов и регистрацию писем. Эти две работы является различными, однако задание по регистрации писем может быть общим для обеих работ.

По этим двум причинам - более точный анализ и общее сравнение - схема, разработанная Институтом, базируется, прежде всего, на классификации заданий, а затем - на классификации работ. Конечно, имеется много различных заданий в конторской работе, требующих самых различных типов способности или опыта, и для любой схемы классификации совершенно необходимо разработать определения классов, которые будут охватывать все типы заданий.

Это было вначале достигнуто благодаря рассмотрению, прежде всего, всех типов важных канцелярских работ, для выполнения которых требуется опытные работники, обладающие различными знаниями и опытом конторской работы. Однако эти работы не содержали элементов контроля над другими работниками, но предусматривали небольшую свободу действий или инициативу.

Восемь классов от А до Н схемы, разработанной Институтом, определены ниже. Примеры заданий даны для каждого класса.

Класс А - Задания, для выполнения которых не требуется предварительный опыт канцелярской работы; каждое индивидуальное задание выделяется и либо является очень простым, либо очень точно определенным.

Примеры:

· работа посыльного;

· простая сортировка и регистрация.

Класс В - Задания, которые, вследствие их простоты, выполняются в соответствии с ограниченным числом четко определенных правил после сравнительно короткого периода, обучения. Эти задания выполняются под непосредственным управлением и контролем в стандартном режиме.

Примеры:

· простая копировальная работа;

· операции прямого суммирования с использованием калькулятора.

Класс С - Задания, которые носят рутинный характер и выполняются в соответствии с четко определенными правилами, но требуют либо некоторого опыта или специальных способностей для их выполнения, а также те задания, которые выполняются в соответствии со стандартной программой под кратковременным контролем и управлением.

Примеры:

· простые операции на ЭВМ;

· подготовка счетов-фактур в соответствии с предписанной программой, когда цены выбираются прямо из прейскуранта;

· стенографирование и печатание, печатание с диктофона или выполнение рутинных операций на устройстве подготовки текстов;

· регистрация важных документов со сложной буквенной или цифровой классификацией.

Класс D - Задания, которые требуют значительного опыта, но характеризуются ограниченной степенью инициативы и которые выполняются в соответствии со стандартной программой; эта программа может изменяться, но не настолько, чтобы потребовалось любое значительное управление исполнителем работы.

Примеры:

· стенографирование и печать, печатание с диктофона или выполнение нерутинных операций на устройстве подготовки текстов;

· подтверждение счетов-фактур покупателя по заказам и принятым документам;

· рутинное ведение группы счетов продавцов или покупателей;

· расчет зарплаты без учета налоговых вычетов.

Класс Е - Задания, которые могут потребовать соблюдения одного из следующих условий, или нескольких условий:

1. наличия базового уровня профессиональных или специальных знаний, проверяемого, например, путем экзаменов (профессиональная сертификация)

2. выполнения или контроля канцелярской или управленческой работы, требующей главным образом рутинных решений, но с элементами свободы действий и инициативы;

3. контроля за работой обычно от двух до шести канцелярских работников. Число контролируемых работников может изменяться в зависимости от сложности или уровня работы.

Примеры:

· надзор за работой канцелярии или операторов устройств подготовки текстов в учреждении с централизованным печатанием документов;

· программирование стандартных программ для ЭВМ, обычно требующих не менее чем годичного опыта работы;

· секретарские услуги для директора;

· руководство отделом по учету материальных запасов.

Кл асс F - Задания, которые могут потребовать соблюдения одного или нескольких следующих условий:

1. наличия профессиональных или специальных знаний, эквивалентных уровню, проверяемого соответствующей профессиональной ассоциацией, например, путем сдачи экзаменов

2. выполнения или контроля за сложной канцелярской или рутинной управленческой работой, требующей периодического принятия решений не рутинного типа, и использования в некоторых случаях по рутинным вопросам собственного мнения или инициативы;

3. контроля за работой обычно от пяти до д венадцати канцелярских работников, достаточно компактно сгруппированных в отдел для возможности осуществления непосредственно полного персонального контроля. Число контролируемых работников может изменяться в зависимости от сложности или уровня работы и может включать помощников из класса Е.

Примеры:

· надзор за работой отдела размножения при большом разнообразии применяемых процессов печатания, размножения или репродуцирования документов;

· проведение рутинных НИР или составление аналитических обзоров систем;

· сложное программирование для ЭВМ, обычно требующее опыта работы от 1 до 3 лет;

· полный объем секретарских услуг для директора-распорядителя или президента фирмы.

Класс G - Задания, которые могут потребовать соблюдения одного или нескольких следующих условий:

1. наличия профессиональных или специальных знаний, эквивалентных университетскому диплому первой степени или диплому об окончании аспирантуры, но не обязательно соответствующих законченному обучению, подтвержденному соответствующей профессиональной ассоциацией

2. выполнения или контроля за выполнением работы большой сложности или важности, требующих регулярного принятия нестандартных решений и регулярного использования собственного мнения и инициативы при проведении устанавливаемой заранее политики;

3. контроля за работой от пяти до двенадцати канцелярских работников. Контроль за выполнением канцелярской работы может осуществляться с помощью двух или более инспекторов класса Е или F ; либо контроль за работой меньшего числа специалистов класса Е или F . Число контролируемых работников может изменяться в зависимости от сложности или уровня работы.

Примеры:

· надзор за работой крупного отдела заработной платы;

· проведение ШДР и ОКР или составление аналитических обзоров систем, которые могут потребовать руководства работой нескольких помощников;

· программирование для ЭШ сложных, комплектов программ, которые могут потребовать руководства несколькими программистами;

· руководство и принятие участия в наставничестве и обучении на курсах подготовки персонала служащих классов А - F для учреждений.

Класс Н - Задания, которые могут потребовать соблюдения одного или нескольких следующих условий:

1. наличия, профессиональных или специальных знаний, эквивалентных университетскому диплому первой степени и определенному стажу практической работы

2. выполнения или контроля за выполнением работы большой сложности или важности, требующих проявления в больших масштабах собственного мнения, или инициативы и ответственности при определенном вкладе в разработку политики компании и в ее осуществление;

3. контроля за работой персонала в количестве 12 и более человек. Число контролируемых работников может изменяться в зависимости от сложности или уровня работы. Однако такой контроль за работой требует обычно участия заместителя и двух или более специалистов класса Е или F , либо меньшего числа специалистов класса Е, F или G .

Примеры:

· контроль за работой отдела по ведению счетов клиентов

· руководство проведением сложных НИР и ОКР, требующих контроля за работой других специалистов и служащих;

· руководство разработкой сложных проектов программ для ЭВМ, связанное с ответственностью за работу отдела программирования и, возможно, персонала других подотделов.