На основании 2-х летнего опыта работы по повышению эффективности функционирования отделов продаж, консультантами компании "Холд-Инвест-Аудит" разработана методика, позволяющая провести экспресс- диагностику состояния отдела продаж. Мы предлагаем Вашему вниманию вариант методики и ждем Ваших отзывов и предложений по совершенствованию предложенного подхода к анализу деятельности отдела продаж.

Аудит отдела продаж

Принять взвешенное управленческое решение в сфере продаж - значит обладать достаточно полной, комплексной и достоверной информацией о текущем состоянии сбытовой деятельности компании и её неиспользованных ресурсах. Для получения такой информации необходимы специальные знания и время. Компетенции и скорость реагирования - важнейшие ресурсы, позволяющие в нынешних условиях рынка обеспечивать конкурентоспособность компаний.

Предлагаемый вариант методики "Профиль отдела продаж" позволяет в достаточно короткое время (при владении всей информацией 30 - 40 минут) сделать экспресс-диагностику модели продаж в организации и определить основные направления ее оптимизации. В основе методики лежит обобщенный опыт организации продаж в успешных компаниях (за критерий успешности принято место на рынке - лидер, претендент на лидерство и/или положительная динамика развития компании за последние 3 - 4 года), а также методические рекомендации, встречающиеся в литературе по маркетингу и сбыту.

Безусловно, в каждой организации существуют свои принципы построения работы отдела продаж. Иногда эти принципы вырабатываются руководством компании системно, на основе теории, а главное практики менеджмента; отслеживаются все изменения внешней среды, производится регулярный мониторинг внутренних ресурсов организации, вводятся необходимые коррективы в системы управления отделом продаж и организацией работы торгового персонала. Но чаще (как показывает практика консультантов) принципы работы отдела продаж складываются "исторически", т.е. вырабатывались для решения краткосрочных задач, возникающих в процессе деятельности организации и не носили стратегического характера. Отсутствие системного подхода в построении таких моделей продаж делают их "однодневками", малоэффективными в быстро меняющихся условиях рынка. И руководитель вынужден либо полностью проводить реорганизацию, либо проводить "косметический" ремонт в отделе продаж, чтобы только "залатать имеющиеся дыры" и поддержать достигнутые позиции.

В данной методике консультанты сделали попытку собрать максимальное количество факторов, влияющих на эффективность функционирования отдела продаж и выделить качественные характеристики, соответствующие уровню развития организации. Конечно, мы отдаем себе отчет, что предложенный список не конечный и требует доработки. Тем не менее, у каждого пользователя есть возможность адаптировать предложенный вариант под свою организацию и делать с помощью этой методики регулярный мониторинг состояния отдела продаж в своей компании.

Ниже предлагается один из блоков методики, относящийся к организации работы с торговым персоналом.

В следующих публикациях будут раскрыты такие блоки как "стратегия", "управление", "обеспечение продаж" и др.

Отрывок методики "Профиль отдела продаж"

Инструкция: Ознакомьтесь с информацией в графах "факторы" и "параметры". В графе "возможные варианты" выберите описание наиболее соответствующее ситуации в Вашей компании. Отметьте подходящий вариант в графе "выбор варианта".

Факторы Параметры Возможные варианты Выбор варианта (отметить подходящий вариант знаком "+") Персонал 1. Отбор 1. Проверка документов в службе УП       2. Собеседование в службе УП       3. Собеседование в службе УП, с руководителем отдела продаж, анализ документов       4. Собеседование в службе УП, с руководителем отдела продаж, анализ документов, выполнение тестовых заданий, использование "кейс-метода"     2. Оценка       А) периодичность 1а. Отсутствует       2а. Один раз в несколько лет       3а. Один раз в год       4а. Регулярно, несколько раз в год     Б) формы и методы проведения 1б. Отсутствует       2б. Стандартизированные тесты       3б. Применение кейс-методов (моделирование ситуаций из практики продаж)       4б. Сочетание приемов моделирования и "обучения на рабочем месте"     3. Обучение 1. Отсутствует       2. Обучение происходит по инициативе сотрудников. Обязательные учебные программы отсутствуют       3. Посещаются учебные программы отдельными сотрудниками ОП       4. Систематическое посещение учебных программ разными сотрудниками ОП (продавцы, менеджеры, руководители и т.д.)     4. Ротация 1. Не осуществляется       2. Осуществляется спонтанно       3. Осуществляется вместе с программами обучения и развития сотрудников ОП       4. Планируется как часть стратегии фирмы

Работа с профилем

Каждый выбранный вариант ответа имеет значение равное порядковому номеру (от 1 до 4). Затем рисуется профиль. Крайнее левое значение параметра (1) означает "зону риска" в организации отела продаж. Крайнее правое значение параметра (4) - означает высокий уровень развития.

Изобразив данный профиль графически, можно (в первом приближении) сделать вывод о состоянии того или иного параметра в организации отдела продаж Вашей организации.