В предыдущих статьях мы рассмотрели методы ориентации работников в контексте перечней мероприятий и распределения обязанностей. Мы показали многошаговую процедуру, складывающуюся из нескольких мероприятий. Теперь настал черед изложения порядка компоновки этих мероприятий. Следует отметить, что данная процедура должна проводиться с учетом особенностей концепции обучения взрослых, прямого вовлечения нового работника в процесс ориентации, наличия качественных презентационных материалов. Одним из последних новшеств в американских корпорациях в части процедуры ориентации является вовлечение семьи работника в процесс ориентации. Все эти темы будут рассматриваться в данной статье. Итак,начнем с графиков ориентации.

Ниже представлены 4 графика ориентации. Они различаются друг от друга своей длительностью, размером числа ориентируемых (вводимых в должность), местом проведения и т.д. Каждый график выполнен в форме ответа на два вопроса:

- последовательность мероприятий ориентации и затрагиваемых тем,

- кто проводит данное мероприятие

Читателю предлагается выбрать тот или иной график в соответствии с особенностями своей организации, или взять элементы графиков и создать свою собственную программу ориентации. Особенности графиков(исходные переменные приведены в таблице).

Переменные	График 1	График 2	График 3	График 4
Продолжительность ориентации	Один день	Один день	Один день	Два дня
Число ориентируемы x	1 человек (или) малая группа	1 человек (или) малая группа	Большая группа	Большая группа
Когда	В первый день работы по мере их поступления	В первый день работы по мере их поступления	В первый день работы (вновьпоступающие принимаются 1 или 2 или 3 раза в месяц в заранее оговоренные даты приема	В первый день работы (вновьпоступающие принимаются 1 или 2 или 3 раза в месяц в заранее оговоренные даты приема
Место приема	Административный оффис	Производство	Сервисная компания	Производство или производственное подразделение

График 1

Утро

Встреча с непосредственным руководителем. Мероприятия и обсуждаемые темы:

- Представление коллегам по работе

- Представление руководителям смежных подразделений

- Введение в производственные связи и контакты внутри и вне подразделения

- Информирование о встречах,которые будут проведены в контексте этих связей и контактов и целях этих встреч

- Обсуждение организационной структуры фирмы

- Обсуждение должностной инструкции

- Первые задания по работе

- Обход(экскурсия) по зданию

Обед(желательно с непосредственным руководителем)

После обеда

Встреча с представителем отдела кадров. Мероприятия и обсуждаемые темы:

- Просмотр видео об истории организации

- Заполнение кадровых форм

- Обсуждение услуг, предоставляемых отделом кадров работникам компании

- Выдача письменных документов для вновь поступивших на работу

Перерыв

Встреча со специально назначенным работником отдела на рабочем месте нового работника. Мероприятия и обсуждаемые темы:

- Почта,записки,канцелярские принадлежности

- Работа на копировальной машине, ключи, место для парковки

- Комната отдыха и приема пищи

- Точки сбора мусора

- Использование телефона и обучение работе на электронной почте

Встреча с непосредственным руководителем. Мероприятия и обсуждаемые темы:

- Система оплаты труда

- Личная безопасность,охрана труда,внешний вид,правила поведения, конфиденциальность

- Стандарты и качество работы

- Представление «ментору»

- Задания до конца рабочего дня

В течение первой недели

- Дополнительные встречи с первым руководителем по рабочим заданиям

- Дополнительные встречи с отделом кадров по гарантиям и компенсациям

- Регулярные встречи с «ментором»

- Встречи с коллегами по работе своего и смежных отделов по существу выполняемой работы.

График 2

Перед первым днем работы новому работнику заранее передаются:

- Приветсвенное письмо первого руководителя

- Брошюра с описанием продуктов и услуг организации

- Годовой отчет

- Информационное письмо (внутрифирменная газета фирмы)

Утро

Встреча с представителем отдела кадров

- Видео об истории организации

- Обсуждение основных политик и процедур фирмы и справочника работника

- Обсуждение гарантий и компенсаций

- Пользование телефонной системой, просмотр видео по правилам обслуживания клиентов по телефону

- Заполнение кадровых форм

- Обход(экскурсия) по территории

Обед с так называемым « приветственным комитетом» (группой людей из 3-5 человек административного персонала, выбираемых на квартал для данного мероприятия из различных отделов фирмы)

После обеда

Встреча с непосредственным руководителем на рабочем месте нового работника

- Представление нового работника коллегам по работе и «ментору»

- Охрана труда и техника безопасности

- Первые задания по работе

В течение первой недели

- обучение на рабочем месте

- демонстрация продуктов и услуг фирмы

В конце первого месяца:

- Проверка знаний гарантий и компенсаций

- Проверка полноты заполнения кадровых форм

- Оценка и аттестация по результатам первого месяца работы

График 3

Утро

7:45 Кофе, приветствие руководителя кадровой службы

8:05 Приветствие представителя верхнего руководства фирмы

8:20 Видео по истории и философии ведения бизнеса компании

8:35 Гарантии и компенсации для работников фирмы

8:50 Видео по охране труда и технике безопасности

9:20 Программы социально-психологической помощи работникам фирмы. Программы материальной помощи сотрудникам фирмы

9:50 Перерыв

10:05 Кадровые политики и процедуры фирмы

11:15 Раздача программ обучения в том числе в период испытательного срока

11:20 Обход здания и помещений

12:00 Обед от имени фирмы

После обеда

1:00 Система безопасности на фирме (выступление руководителя службы безопасности)

1:20 Система оплаты труда

1:30 Вопросы и ответы

2:00 Переход на рабочие места для встреч с непосредственными руководителями

График 4

Данный график по своему содержанию несет в себе элементы предыдущих трех, только во второй день проводится интенсивное обучение работе на компьютере или любом другом производственном оборудовании(определяется особенностями производства).

При проведении подобных акций требует серьезных координирующих усилий кадровой службы. Мы приводим ниже вспомогательную памятку для отдела кадров,которая может быть использована данным отделом при планировании ориентации и введения в должность:

____ Послать поступающему сотруднику официальное предложение о найме

____ Проанализировать перечень мероприятий первого дня работника

____ Решить,будет ли задействоваться в ориентации семья нового работника

____ Скомплектовать материалы,которые нужно послать работнику заранее и послать их

____ Скомплектовать материалы первого дня

____ Подготовить экскурсию по организации

____ Напомнить другим участникам ориентации о времени их участия

____ Назначить и провести встречу с ментором работника

____ Подобрать кадровые формы для заполнения

____ Проконтролировать, что работникам соответствующего функционального отдела известно о приходе нового сотрудника

В процессе ориентации на нового работника выносится довольно большой объем информации и часто случается,что участники ориентации начинают тонуть в этом море информации. Мы рекомендуем по результатам ориентации, или ее фрагментам проводить блиц-тесты на закрепление пройденного материала. Ниже приведен пример подобного вопросника.

1. Когда наша организация была создана

2. Кто является первым руководителем организации

3. Кто руководитель Вашего подразделения

4. Каковы наши основные продукты и услуги

5. Каков наш наиболее популярный продукт(услуга)

6. Когда Вы как новый работник можете пользоваться всеми гарантиями и компенсациями,предоставляемыми фирмой

7. Могут ли Ваши родственники работать в том же отделе что и Вы

8. Как часто Вы можете покупать продукты(услуги) нашей фирмы со скидкой

9. Кому Вам нужно позвонить,если Вы не вышли на работу

10. Где получать канцелярские принадлежности

11. Каков график Вашей работы

В наших статьях довольно часто упоминается мероприятие «Экскурсия по территории организации». Ниже мы приводим рекомендации по точкам маршрута данной экскурсии.

Рабочее место	Туалеты	Доски объявлений
Конференц-комнаты	Шкафчики для хранения ценностей и личных вещей	Производственные помещения
Комнаты отдыха и приема пищи	Места для курения	Инструментальная комната
Склады	Телефоны	Копировальная машина
Лифты и пожарная лестница	Парковки	Области ограниченного доступа
Канцелярия	Архив	Медицинская часть
Отделы (по списку)	Питьевая вода	Специальное оборудование

В последнее время ряд организаций для повышения эффективности процесса ориентации активно вовлекают в этот процесс семью нового работника. Ниже приведен перечень действий в аспекте обсуждаемого вопроса.

А) Послать на домашний адрес работника:

______ Брошюры с описанием продуктов и услуг фирмы

______ Приветственное письмо первого руководителя фирмы с копией внутрифирменной газеты

______ Годовой отчет

______ Описание гарантий и компенсаций
______ Приглашение на семейные мероприятия от имени фирмы

______ Приглашение посетить организацию

Б) Сделать фотографии семьи нового работника для публикации во внутрифирменной газете.

Заключительные штрихи в процедуре ориентации и введения в должность нового сотрудника:анализ первого дня,обратная связь участников процедуры и образцы корреспонденции.

Нам осталось рассмотреть несколько технических вопросов данной процедуры.Они вынесены в заголовок статьи. Начнем с первого дня работы нового сотрудника.

Этот день в определенной степени критичен для успешного вхождения работника в организацию.Именно первый день определяет во многом настрой с которым работник будет работать на компанию. С другой стороны новый сотрудник должен чувствовать, что его ценят и позитивно воспринимают. Ему не терпится попробовать «реальной работы», а не просто заполнять формы и читать нормативные документы. И если Вы хотите сделать эффективной систему ориентации, необходимо в этом идти навстречу новому сотруднику. В этой связи необходимо:

q Подготовить рабочее место и коллег по работе к прибытию нового сотрудника

q Сделать первый день его работы на позитивной волне через общественные контакты(обход территории, обед) с непосредственным руководителем, коллегами по работе, представителем отдела кадров

q Предоставить ему возможность выполнить некоторые реальные задания, пусть даже с посторонней помощью

q Информировать его о требуемых стандартах работы и о том,что от него ожидает руководство.

Мы разберем подробно данные действия в контексте более подробных перечней шагов, которые должны быть выполнены от лица компании. Первые два перечня шагов касаются подготвки организации к первому дню работника и списка документов, которые должны быть предоставлены сотруднику до первого дня работы. Мы отразили данные вопросы в нижеприведенной таблице.

Подоготовка организации к первому дню работы нового сотрудника	Список документов, которые должны быть предоставлены сотруднику до первого дня работы
1. Послать приветственное письмо работнику, подтверждающее дату, время и место куда должен придти работник в первый день.	1. Карта района где находится офис компании и карта здания. Места для парковок автомобилей.
2. Письменно информировать коллег по работе нового сотрудника о дате его выхода на работу и его должностных обязанностях	2. Дата,время и место прихода в первый рабочий день
3. Подготовить рабочее место нового сотрудника, удалить «следы» предыдущего владельца данного рабогего места	3. Фамилия,имя и отчество первого руководителя,месторасположение его офиса
4.Заказать для нового сотрудника канцелярские принадлежности	4. Часы работы
5.Сделать именной значок	5. Справочник работника
6.Заказать визитные карточки если это необходимо	6. Схема гарантий и компенсаций
7. Подготовить для него оффисное оборудование(компьютер,телефон и т.д.)	7. Внутрфирменная газета
8. Подготовить необходимые письменные материалы	8. Годовой отчет
9. Назначить ментора	9. Устав одежды
10.Подготовить письменные стандарты выполнения работы	10. Должность и вилка оклада в системе оплаты труда с указанием иерархии должности в этой системе
11. Организовать первый обед работника	11. Копия должностной инструкции
12. Скоординировать первые задания работнику	12. Программа прохождения испытательного срока
13.Спланировать обучение работника	13. Организационная структура фирмы и организационная структура подразделения , в котором будет работать сотрудник
	14. Коллективный договор, в случае если в компании имеется профсоюз

Ниже приводятся рекомендации по перечню мероприятий первого дня нового сотрудника, а также заданий первого дня. Мы также избрали табличную форму представления информации.

Мероприятия первого дня нового сотрудника	Задания первого дня
1. Приветствие непосредственного руководителя	1. Программирование телефонной системы под нового работника
2. Приветствие от коллег по работе	2. Организация файловой системы и системы хранения документов
3. Экскурсия по зданию	3. Планирование встреч с ключевыми сотрудниками в контексте деятельности нового работника
4. Обсуждение должностной инструкции и плана обучения	4. Встречи с ключевыми сотрудниками в контексте деятельности нового работника
5. Представление ментору	5. Изучение материалов от предыдущего работника
6. Первый обед (с коллегами по работе, непосредственным руководителем, ментором, представителем отдела кадров)	6. Пробное использование инструментов, необходимых для работы
7. Заполнение кадровых форм	7. Участие в программе обучения новых сотрудников
8. Обсуждение процедуры информирования администрации в случае отсутствия на работе	8. Самостоятельная экскурсия по зданию с помощью заранее подготовленного теста на знание помещений и сотрудников
9. Получение заранее подготовленных письменных материалов,связанных с трудовой деятельностью, обсуждение правил заказа и получения канцелярских принадлежностей	9. Изучение материалов связанных с охраной труда и техникой безопасности
10. Обсуждение политики компании в области курения	10. Изучение письменных процедур связанных с работой.
11. Обсуждение техники охраны труда и техники безопасности	11. Выполнение некоторых должностных обязанностей: продажа товара или услуги, прием пациента, сбор узла или детали, печать писем и т.д.
12. Получение именной карточки работника
13. Получение ключей, места для переодевания и хранения личных вещей.
14. Выполнение первых заданий
15. Обсуждение правил пользования телефонной системой и компьютерной системой, включая электронную почту
16. Обсуждение дисциплинарных процедур

Примечание : Данные перечни являются условными и должны быть скорректированы с учетом особенностей организации и должности.

Мы переходим к заключительной части процедуры оценки и введения в должность нового сотрудника: установление обратной связи и системы оценки самой процедуры. На данном этапе:

q Новые работники,их руководители и отдел кадров оценивают процесс ориентации на предмет их эффективности и достижения целей

q Новым работникам предоставляется обратная связь по результатам их работы в период испытательного срока

q Руководству организации «продается» данная система и ее преимущества для поддержания системы ориентации в рабочем состоянии и включения ее в список традиционных процедур

Мы приведем ниже несколько форм,которые Вы можете использовать при внедрении процедуры ориентации. Данные формы не являются догмой и могут быть переработаны с учетом особенностей Вашей компании.

Форма 1. Оценка ориентации самим работником

Пожалуйста используйте следующую шкалу для оценки процесса ориентации и введения в должность,через который Вы только что прошли, Вашей работы и нашей компании:

5= великолепно/ очень много/ очень высоко

4= хорошо/ достаточно/ высоко

3= удовлетворительно / в определенной мере/ средне

2= слабо/ недостаточно/ низко

1= не охвачено/ пропущено/ очень низко

Вопрос	Оценка	Вопрос	Оценка
Экскурсия по фирме		Информация,полученная до первого дня работы
Качество письменных материалов		Объем письменных матриалов
Качество видео-материалов и устных выступлений представителей компании		Обучение
Информация по охране труда и технике безопасности		Информация по гарантиям и компенсациям и системе оплаты труда
Информация по политикам и процедурам		Информация по продуктам и услугам компании
Информация по стандартам произовидтельности труда, качеству работу и тому,что от меня ожидается		Программа работы с ментором

Пожалуйста оцените Ваши ощущения, используя ту же шкалу и отвечая на приведенные ниже вопросы.

_______ Мне не терпится приступить к работе

_______ Я чувствую себя на своем месте

_______ Я ожидаю положительных рабочих контактов с моим непосредственным руководителем

_______ Я ожидаю положительных рабочих контактов с моими коллегами по подразделению

_______ Я ожидаю положительных рабочих контактов с моими коллегами вне свего подразделения

Моя общая оценка программы ориентации по пятибальной системе _____

Дполнительные комментарии:

Форма 2 Оценка целей ориентации самим работником

Пожалуйста используйте следующую шкалу для оценки насколько процесс ориентации и введения в должность,через который Вы только что прошли, соответствует поставленным целям:

5= полностью соответствует/ очень понятно

4= в основном соответствует/ понятен в большинстве случаев

3= соответствует/ понятен

2= не уверен/ нужно больше информации

1= нет/ недостаточно

Вопрос	Оценка	Вопрос	Оценка
1. Цели программы мне ясны		2.Я получил важную информацию
3. Я получил информацию своевременно		4. Я знаю,что от меня ожидает мой руководитель
5. Я знаю,что ожидают от меня мои коллеги по работе		6. Я понимаю систему оплаты труда,гарантий и компенсаций
7. Я понимаю свои должностные обязанности		8. Я полностью обеспечен всем необходимым для выполнения работы
9. Я получил достаточно обучения в период ориентации для выполнения работы и того,что от меня ожидают		10. Я знаю как работать на внутрифирменной телефонной системе и внутрифирменной электронной почте

Следующие формы целесообразно использовать через две недели после начала работы нового работника.

Форма 3 Пост-оценка системы ориентации новым сотрудником

Уже две недели, как Вы работаете в нашей организации. Вам было предоставлено много информации и Вы имели несколько возможностей чтобы присмотреться к нашей компании. Ваш взгляд на предоставленную Вам информацию очень Важен для нас. Пожалуйста ответьте на приведенные ниже вопросы.Ваши ответы будут использованы для улучшения программы ориентации и введения работников в должность. Спасибо.

1. Какие наиоблее важные вопросы были охвачены процессом ориентации?

2. Какие вопросы из рассмотренных в процессе ориентации Вам не нужны или могут быть отложены на более поздний срок?

3. Какие вопросы не были охвачены процессом ориентации?

4. Какие вопросы Вы хотели бы обсудить с глазу на глаз с отделом кадров?

5. Обсуждали ли Вы эти вопросы с Вашим руководителем?

Форма 4. Пост-оценка системы ориентации руководителем нового сотрудника

Уже две недели, как Ваш сотрудник г-н ________________ работает в нашей организации. Ему было предоставлено много информации, а Вы имели возможность присмотреться к нему и процедуре ориентации. Ваш взгляд в этом контексте Важен для нас. Пожалуйста ответьте на приведенные ниже вопросы.Ваши ответы будут использованы для улучшения программы ориентации и введения работников в должность. Спасибо.

1. Какая информация в контексте задаваемых новым работником вопросов могла бы быть включена в программу ориентации?

2. Какая информация, из программы ориентации, на Ваш взгляд излишняя?

3. Какое обучение сейчас требуется новому работнику?

4. Какие вопросы с глазу на глаз Вы хотите обсудить с отделом кадров, касательно нового работника?

Вот собственно и все в отношении программы ориентации и введения в должность нового работника. В приложении мы привели некоторые образцы деловой корреспонденции, сопровождающей процесс ориентации сотрудника.

Мы искренне желаем Вам успеха на пути внедрения данной системы!

Приложение. Образцы деловой корреспонденции,используемой в процессе ориентации.

Приветственное письмо Первого руководителя новому работнику

Дата

Кому

Адрес

Уважаемый г-н(г-жа)______________

Приветствую Вас в нашей организации. Мы искренне рады,что Вы поступаете к нам на работу в должности_______________. Ваша должность играет существенную роль в деле выполнения миссии нашей компании.

При прохождении ориентации помните о содержании нашей миссии. Со своей стороны мы сделаем все возможное,чтобы Вы как можно быстрее стали эффективным членом нашей команды. В процессе ориентации Вы встретитесь с большим количеством людей. Они будут помогать Вам в Вашей адаптации на рабочем месте. Не стесняйтесь, и задавайте им вопросы. Вам также будет предоставлено много письменной информации. Старайтесь находить время для ее подробного изучения и заглядывайте в нее почаще.

Мы ожидаем долгосрочного и взаимовыгодного сотрудничества с Вами в нашей компании и желаем Вам успехов.

С уважением,

Ф.И.О. Первого руководителя

Должность Первого руководителя

Приложение: Миссия организации

Приветственное письмо Руководителя кадровой службы новому работнику

Дата

Кому

Адрес

Уважаемый г-н(г-жа)______________

От имени организации я хотел бы подтвердить Ваш найм на работу в нашу компанию в должности _______________ с ______________(дата). Вам необходимо прибыть в нашу организацию к _________(указать время).По прибытии,пожалуйста пройдите в мой кабинет N ___.

Первую половину дня в нашей организации Вы проведете с представителем отдела кадров. Вы заполните необходимые кадровые формы и формы,связанные с оплатой труда. Я прикладываю образцы этих форм и Вы можете заполнить их заранее. После заполнения форм Вы совершите экскурсию по нашей компании.

Затем Вы будете гостем на Вашем первом обеде в нашей компании. Специальный комитет готовит данное мероприятие.

Если у Вас будут какие либо вопросы, не стесняйтесь и звоните мне по телефону:

С уважением,

Ф.И.О. Руководителя кадровой службы

Должность

Приложение: Образцы кадровых форм.

Приветственное письмо Руководителя подразделения новому работнику

Дата

Кому

Адрес

Уважаемый г-н(г-жа)______________

От имени своего отдела приветствую Вас в нашей компании. Мы с нетерпением ожидаем Вашего прибытия в нашу компанию _______(дата). Для Вашего большего знакомства с нашей компанией я прикладываю копию нашей внутрифирменной газеты, а также копию Вашей должностной инструкции.

Я подготовлю Ваше рабочее место к Вашему прибытию. В первый же день у Вас будет возможность встретиться с большинством из Ваших коллег по работе. Вам также будет назначен «ментор», который будет обучать и помогать Вам в процессе адаптации.

Ждем Вас в нашей компании.

С уважением,

Ф.И.О. Руководителя

Должность

Приложение:копия внутрифирменной газеты и должностная инструкция.

Информация для работников отдела______

Дата

Кому

Уважаемый г-н(г-жа)______________

_____ (Дата) в нашем отделе начинает работать г-н(г-жа)_________ в должности ______________. Пожалуйста сделайте все возможное,чтобы новый работник чувствовал себя комфортно на новом месте. Ментором нового сотрудника назначен г-н_____________.

С уважением,

Ф.И.О. Руководителя подразделения

Должность