Планирование

Составьте программу вхождения в должность для нового сотрудника

Продумайте заранее, чему вы хотите обучить нового работника. Составьте программу вхождения в должность для нового сотрудника. Представьте ее в виде документа. Разработайте логическую последовательность, выражайтесь точно и конкретно. Новый человек не знает ваших представлений и требований к работе. Определите цель вашего обучения, это облегчит процесс изучения.

Подготовленный заранее план позволит процессу ориентации проходить легче и комфортнее. С помощью подготовленной логической схемы адаптации сотрудника, вы дадите понять новому работнику, что ожидаете такой же организованности и от него.

Дайте работнику почувствовать, что ему здесь рады

Покажите новому работнику, что его пожелания учитываются. У вас никогда не будет второго шанса произвести хорошее первое впечатление.

Обеспечьте нового сотрудника максимально комфортным вхождением в коллектив. Выберите время и место, чтобы представить нового работника лицам, занимающим ключевые позиции. Новый работник станет центром внимания вначале и получит возможность встретиться с людьми в неформальной обстановке.

Способствуйте формированию позитивных ощущений

Адаптация является критическим временем. В этот период новый работник создает представление об организации, ее сотрудниках, о вас как супервайзере или менеджере. Спланированная и организованная адаптация будет свидетельствовать о том, что вы контролируете ситуацию, и что у организации есть четко установленные стандарты качества.

Не порождайте ложных ожиданий

Когда новый работник впервые входит в новую компанию, представление о ней, созданное во время его трудоустройства и собеседования, не должно расходиться с действительностью. Если это не так, новый работник подумает, та ли это атмосфера, в которой он/она хотел бы работать. Многие новые работники быстро меняют свое мнение, рассудив не в пользу данной компании, потому что работа не оправдала их ожиданий. Это одна из распространенных причин увольнений, происходящих в течение первых шести месяцев работы.

Обучение требует упорства

"Обучение - это долгий процесс", - говорит Кеннет Бланчард, председатель Blanchard Training. Действительно, если вы хотите, чтобы обучение было успешным, уделите ему максимум терпения и времени. Поспешность сводит на нет все усилия.

Обычно период первичной адаптации длится от двух дней до двух недель. Но некоторые компании видят необходимость в продлении этого периода. Возьмем, к примеру, компанию Great Plains Software в Фарго, штат Северная Дакота, где период ознакомления занимает три месяца. Это способствует формированию позитивной корпоративной культуры и позволяет работникам почувствовать, что их ценят и многого от них ожидают.

Будьте новатором

Рискните и разработайте план вхождения сотрудника в организацию, который соответствует особым отличительным особенностям вашего бизнеса. Теодор Каплау сообщает нам, что "в подавляющем большинстве организаций значимость процесса обучения недооценивается, а методы обучения менее чем адекватны". Поэтому попробуйте разработать и осуществить новую программу обучения и оцените ее результаты. Вознаграждение гарантируется. Просто прислушайтесь к мнению специалиста Теодора Каплау: "Если менеджер хочет значительно повысить эффективность организации, не нарушая статус-кво, то ему лучше будет начать с обучающей программы".

Хорошим примером инновационного подхода к проблеме ускорения программы ознакомления служат программы ориентации работников, разработанные и внедренные в базирующемся в штате Техас консорциуме производителей полупроводников Sematech, an Austin.

В этих новых программах особое внимание уделяется:

• работе в составе группы;
• групповому разрешению проблем;
• взаимному обмену информацией и равному влиянию всех членов группы;
• значительному разнообразию между участниками.

Управляющие Sematech были в восторге от новых тренингов по выработке навыков совместной работы. Но они категорически потребовали, чтобы в новую программу ориентации работников по-прежнему входило знакомство с историей компании и чтобы она длилась не дольше, чем первоначальные программы ориентации. В ответ на требования управляющих разработчики курса обратились к методикам ускоренного обучения, которые позволяют дать больше материала, затратив на это гораздо меньше времени.

Помимо информации о развитии, деятельности и правилах компании, на тренингах по выработке навыков совместной работы изучались следующие вопросы:

• навыки работы в команде и проведения собраний;
• разрешение проблем и принятие решений;
• качественные методы;
• восприятие разнообразия;
• организация - внесение изменений.

Осуществление

Прежде всего, доброжелательное отношение

Ученичество - это, несомненно, лучший способ наставить кого-либо; это проверенная временем практика, когда "новобранец" проходит обучение под руководством опытного работника организации, который является одновременно учителем, наблюдателем и образцом для подражания.

Старший специалист по учебному развитию Ассоциации FTD Association Гэйлон Пейл (Gaylon Payle) говорит: "Работникам легче признаться приятелю, что они в чем-то не разбираются или не уверены в том, что делать. Проще поделиться этим с товарищем по работе, чем со своим боссом".

Если возможно, не давайте новому работнику в напарники некомпетентного или недоброжелательно настроенного человека или человека, который не продемонстрирует высокого качества работы. Проверьте, действительно ли сотрудник, проводящий ориентацию нового работника, досконально знает свое дело, терпелив и является хорошим учителем. Это должен быть человеком, который может выполнять свою работу и одновременно объяснять свои действия новому работнику. Наставник не должен быть занятым настолько, чтобы забыть о новом человеке и не включать его в процесс работы. Иначе тот окажется в полном замешательстве, а драгоценное время будет потрачено впустую.

Будьте доброжелательны к новому работнику и восприимчивы к его нуждам. Разговаривайте с ним, чтобы снять с него напряжение, чтобы он/она почувствовал себя своим в новом коллективе. В новой обстановке люди чувствуют себя неуверенно, небезопасно. Это напряжение может привести к паранойе, особенно если наставник не разговаривает с ними или недружелюбен. Они могут неправильно истолковать такое поведение наставника - подумать, что они плохо справляются с работой или имеют какой-то личный недостаток, или что наставник испытывает к ним неприязнь.

Некоторые сотрудники дают новичку неверные советы и тем самым вредят ему. В результате процесс обучения нового работника затягивается; ему требуется больше времени, чтобы узнать все и начать работать самостоятельно.

Стимулируйте взаимодействие между новыми работниками и супервайзерами

В компании Sallie Mae новые сотрудники и руководители отделов взаимодействуют друг с другом как минимум два раза в неделю в ходе начальной подготовки. В это время выясняются все вопросы, возникающие у новых сотрудников, их заботы и идеи. Когда менеджеры доступны и всегда готовы ответить на вопросы, это помогает новым сотрудникам понять культуру компании и то, как они вписываются в общую картину.

Постепенно переходите к производственной среде

После обучения новые сотрудники приступают к выполнению своих рабочих обязанностей. Они попадают в новое окружение, должны устанавливать новые отношения. Чтобы избежать слишком резкого перехода, нужно постепенно вводить новых людей в рабочую обстановку. В Sallie Mae (штат Пенсильвания) во время начального обучения, длящегося от четырех до шести недель, новички два-три часа в неделю работают в своих отделах. В течение последней недели обучения 80% всего времени они проводят в своих отделах, а 20% времени - в классе, задавая вопросы и получая ответы.

Процесс ознакомления может быть простым как "раз, два, три"

Под "раз, два, три" подразумевается следующее.

1. Первый шаг - продемонстрировать процесс работы. Покажите новому сотруднику, как нужно выполнять его функции, объясните все поэтапно. Если в его обязанности входит работа с клиентами, то перед встречей с клиентом повторите с новым работником основные детали, чтобы он произвел впечатление компетентного человека. Совсем необязательно давать наставления новичку в присутствии клиента, это унизительно для него. Случалось и такое, что человек, которого вы вводите в должность, потом становится вашим боссом.

2. Второй шаг - оценить результаты. На этом этапе необходим ваш доброжелательный настрой и поддержка. Не давите на новичка. Не критикуйте его резко, особенно в присутствии других сотрудников. Покажите, что верите в него - говорите, например: "Я знаю, что вы с этим справитесь"; "У вас все хорошо получается, и эта работа не составит для вас проблемы".

Возможно, вам придется повторять первый и второй шаги, прежде чем новый сотрудник будет полностью уверен в своих силах. Помните, что научиться чему-либо новому можно лишь на собственном опыте.

3. Будьте готовы отвечать на возникающие вопросы до тех пор, пока это необходимо. Время от времени проверяйте вместе с новым работником, на все ли свои вопросы он/она получил ответы.

Оценка

Дайте оценку всей программе ориентации, рассмотрите ее от начала до конца

Не дожидайтесь окончания обучения, чтобы оценить результаты. Устанавливайте обратную связь с новым работником в течение всех этапов ориентации. Как можно улучшить процесс введения в должность? Сделать его более эффективным?

Оценивание продолжается по завершении обучения. Чтобы проверить, как проходит ассимиляция новых сотрудников, наставники организуют обратную связь, проводя опросы через три и через шесть недель после окончания начальной подготовки.

В анкетах затрагиваются следующие темы:

• обратная связь относительно соответствия навыков работы и способностей сотрудника;
• обратная связь относительно того, как хорошо сотрудник справляется со своей работой;
• обратная связь относительно проблем, возникающих в ходе работы;
• обратная связь относительно того, как другие оценивают работу нового сотрудника;
• обратная связь относительно возможностей сотрудника к продвижению.

Результаты собираются и передаются обучающему персоналу и супервайзерам, которые затем обсуждают, какие изменения можно внести.

Заключение

Есть народная поговорка: "Что вижу, то и пою". Так можно, грубо утрируя, определить ориентацию. Она позволяет новому сотруднику получить полное представление о том, чем он будет заниматься на своем рабочем месте. Вот почему так важна продуманная, умело составленная и новаторская программа ориентации. Новые сотрудники будут представлять вашу компанию так, как вы их научили. В конечном счете, последнее слово будет за потребителем. Именно его одобрение или неодобрение повлияет на то, будет ваш бизнес процветать или потерпит крах.

Помните, что успех вашей компании напрямую зависит от успешной карьеры ваших сотрудников. Правильно спланированная ориентация новых сотрудников приносит организации многие выгоды: уменьшается текучесть кадров, работники получают большее удовлетворение от работы, повышается производительность, появляется более ясное представление о возможностях сотрудников.