О конкуренции среди торговых предприятий на Западе известно немало. В последнее время часто говорится о том, что Россия в этом плане быстро догоняет Европу - время прибылей в десятки и сотни процентов в торговле закончилось, наступает пора учета единиц и долей процентов маржи.

На этом этапе первостепенную роль играет сокращение издержек. В настоящее время этот процесс в большинстве торговых предприятий лишь только разворачивается.

Общепринятым сегодня является тезис о том, что автоматизация, помогая наладить учет, способствует также снижению издержек. В общем случае это верно, как верно и то, что, помимо применения информационных технологий (ИТ), имеется немало способов сократить нерациональные потери и уменьшить неоправданные убытки.

Однако пока далеко не каждый руководитель торгового предприятия задумывался о том, что, встав на этот путь, надо идти до конца, и даже использование ИТ может таить в себе "скрытые резервы", подлежащие оптимизации.

Автоматизация нерациональна?

Нет нужды говорить, что применение ИТ в торговле сегодня практически неотвратимо. Все знают и о том, что это недешевое "удовольствие": помимо серьезных единовременных затрат на покупку техники и программного обеспечения (ПО), развертывание системы автоматизации, на торговое предприятие ложится необходимость ее поддержки, сопровождения и развития. Если речь идет о торговой сети пусть даже небольших магазинов, то, как правило, сложно обойтись здесь без целого штата ИТ-сотрудников: несколько человек в центральном офисе (ИТ-отдел) и хотя бы по одному в каждой торговой точке. В обязанности такого сотрудника, если речь идет о продовольственном магазине, входит ежедневное обновление прайс-листов на кассовых терминалах, весах, отслеживание технических неполадок и пр. Однако даже учитывая тот факт, что здесь требуется специалист средней квалификации (с соответствующим окладом - около US300-350), эти затраты для сети магазинов вырастают пропорционально их количеству в весьма заметную сумму. Кроме того, понятно, что отдача от технического сотрудника среднего уровня также будет весьма средней - для устранения серьезных неполадок все равно придется вызывать специалиста из центрального офиса или фирмы-поставщика. Не следует забывать и о том, что в подобных случаях обязательно возникает проблема с мотивацией такого технического персонала - ведь работа на этой позиции весьма однообразна (сформировать и загрузить информацию в кассы, весы, принтеры, мобильные терминалы, выгрузить ее, при необходимости отослать в центральный офис и т.п.), перспектив карьерного роста, как правило, нет. Это приводит либо к постоянной текучести кадров на этой позиции, нехватке таких сотрудников, либо к весьма низкому уровню квалификации. И то, и другое - прямые убытки. Но даже наличие сотрудника нужного уровня от этого не гарантирует - в магазинах небольших и средних размеров ему не удается обеспечить полную рабочую нагрузку.

Говоря о непроизводительных затратах, нельзя забывать и о следующем: при обычных технологиях работы загрузка информации, например, в весы, требует 5-10 минут времени, в течение которого весы не работают. При наличии в магазине нескольких весов такие ежедневные простои становятся весьма заметными (и, соответственно, затратными). Можно подсчитать также, сколько времени занимает формирование и снятие с каждого POS-терминала кассовых отчетов, их консолидация (если в магазине несколько кассовых машин) и передача в центральный офис (для торговой сети).

Вот они, "скрытые резервы", которые таятся даже в технологиях автоматизации. "Всех вышеперечисленных затрат сегодня можно избежать, - считает Всеволод Михайлов, продакт-менеджер по оборудованию компании "Сервис Плюс", - и сделать это помогут те же ИТ, причем с одновременным улучшением качества обслуживания оборудования - в первую очередь, за счет новых решений. Речь идет о сетевых информационных технологиях, когда используются не только возможности локальных сетей (объединяющих компьютеры в одном помещении), но и технологии для удаленной работы в территориально распределенных точках (например, в торговых сетях), позволяющие передавать информацию и/или управлять работой оборудования на расстоянии. Высокая скорость прогресса в этой отрасли позволяет производителям существенно снижать цены на соответствующие решения с сетевым интерфейсом. За последние пять лет стоимость такого оборудования снизилась в несколько раз, и сейчас оно доступно даже средним российским предприятиям. В результате сегодня появляется экономическая целесообразность внедрения таких решений, в частности, для сетей с торговыми предприятиями среднего и небольшого размера".

Что же такое удаленное управление? Это понятие можно разделить на две части, две задачи - удаленное сопровождение и удаленный обмен информацией. Целесообразность применения той или иной части (или обеих сразу) зависит, как правило, от формата магазина и его размера.

Удаленное сопровождение - комплекс задач, направленных на поддержание оборудования в работоспособном состоянии. Например, с помощью специальной программы из центрального офиса можно отслеживать, включено ли то или иное устройство (весы, принтер, POS-терминал), исправно ли оно работает, сколько имеется в них свободной памяти. В ряде случаев можно даже отслеживать износ сменных элементов. Так, у весов есть печатающая термоголовка, которая со временем изнашивается. Для планирования закупок расходных материалов и запчастей, формирования графика замены изношенных элементов информация о степени износа очень важна. Масштабы проблемы становятся хорошо понятны уже для сети из нескольких десятков магазинов, в каждом из которых имеется по 5-10 весов. Экономический эффект от своевременного и рационального обслуживания оборудования сможет подсчитать даже начинающий экономист.

К удаленному сопровождению следует отнести и возможность обновления версий ПО (удаленный апгрейд). Программу, которая управляет работой весов, также можно загружать в них на расстоянии (из центрального офиса). Разумеется, такое ПО не требует частого обновления (на списки сведений о товарах не так сильно влияет изменение законодательства, как на бухгалтерские и складские программы), однако и здесь возможны изменения. "Так, в практике нашей компании был случай, - рассказал Всеволод Михайлов, - когда клиент захотел использовать функцию двойной ценовой базы на весах. Дело в том, что сегодня (вследствие роста цен, инфляции) на ряд деликатесных продуктов цены за килограмм выросли выше 9 999 руб. 99 коп. и разрядной сетки на весах не хватает, поэтому приходится пользоваться второй ценовой базой, где указаны цены за 100 граммов продукта. Старые весовые программы не поддерживают эту функцию, и приходится загружать новые версии ПО. Если в сети 15 магазинов и в каждом - 10 весов, то обновление версии займет немало времени у сервисного инженера и будет стоить дорого. Гораздо быстрее и дешевле это можно сделать из центрального офиса торговой сети или из офиса поставщика весов".

Группа компаний "Контур"

Основана в 1995 г. как многопрофильный холдинг, включающий на сегодняшний день 7 магазинов автозапчастей, 4 магазина продуктов, 4 магазина "Товары для дома и дачи", 3 зоомагазина, кафе, радиотакси, строительное предприятие и пр.

В 1997 г. открыт первый продовольственный магазин.

В 1998 г. магазины продуктов и промтоваров подключены к торговой системе.

В 2000 г. введено самообслуживание и начата эксплуатация оборудования для штрихового кодирования.

Ассортимент товаров (во всех магазинах) - около 114 000 позиций.

В торговых предприятиях Группы компаний "Контур" трудится более 1000 сотрудников.

Отдел информационного обеспечения компании состоит из 9 специалистов.

Дистанционная работа с информацией. за и против

Еще одна составляющая удаленного управления - дистанционный обмен информацией. Выше уже говорилось, что на ежедневную загрузку прайс-листа (списка товаров) в весовое оборудование тратится немалое время. Кроме того, для управления процессом загрузки выделяется специальный компьютер, (в некоторых случаях эта функция может работать в рамках торговой системы, иногда - отдельно). Ответственный за работу с оборудованием сотрудник должен сформировать списки товаров для весов, принтеров, терминалов и по установленному графику (или при необходимости) запускать загрузку. Задача несложная, однако она занимает довольно много времени (особенно загрузка весов традиционным способом - через интерфейс RS232). Загрузка базы данных из 1000 наименований в 5 весов займет не менее получаса, в это время весы по очереди не работают, за процессом надо наблюдать, т.к. если произошел сбой, надо загружать заново. Объем информации для мобильных терминалов, используемых при инвентаризации (а иногда - и приемке товаров), еще больше, так как они работают не только с весовым, но и со штучным товаром.

В случае удаленного обмена информацией (из центрального офиса) в магазине вообще может не быть компьютера для загрузки информации (равно как и специалиста, который этим занимается). А что же здесь должно быть?

Во-первых, оборудование, пригодное для удаленной работы - работы по сети. Например, далеко не все весы подходят для этого, т.е. имеют возможность полной сетевой интеграции. На российском рынке сегодня представлено всего несколько таких марок - DIGI, Bizerba, Mettler Toledo. По мнению специалистов компании "Сервис Плюс", наилучшим соотношением цена/качество обладают весы DIGI - разработка фирмы Teraoka/DIGI. Они имеют возможность работы с сетевым протоколом ТСР/IР, который де-факто является промышленным стандартом. Локальная сеть магазина, в которую подключены такие весы, может соединяться с локальной сетью центрального офиса разными способами - с помощью оптоволоконного кабеля, медных проводов, радиосети, а также по виртуальным каналам Интернет (см. схему) - на возможность работы весов это не влияет. Следует однако отметить, что дистанционная работа эффективна еще при одном непременном условии - высокой надежности техники. Если оборудование будет ломаться два раза в день, если каналы связи будут давать постоянные сбои, то все затраты на организацию удаленного управления окажутся бессмысленными.

Что же мы получаем в результате? Исключаются затраты на рабочее место, компьютер и специалиста для загрузки. Кроме того, сокращается время простоя оборудования, так как современные сетевые весы, терминалы и т.д. обычно позволяют проводить обмен информацией в фоновом режиме (т.е. весы могут взвешивать во время считывания отчетов или загрузки в них новой информации).

То же относится и к POS-терминалам; и хотя они всегда были компьютерными устройствами с возможностями сетевой работы, однако подобные технологии работы с информацией сегодня достаточно новы и перспективны и для них.

Рассмотрим вопрос о том, где и как целесообразно применять технологии удаленной работы. Разумеется, в первую очередь, это торговые сети с централизованным управлением, для которых характерна территориальная распределенность объектов. Однако для разных типов сетей и разных форматов магазинов, в них входящих, технологии удаленного управления будут иметь свои особенности.

Так, для сети крупных супермаркетов с большим ассортиментом и зачастую с самостоятельной для каждого магазина ценовой политикой оперативный обмен информацией (ежедневная загрузка прайс-листов в весы, кассы, мобильные терминалы), как правило, производится на месте (в магазине), так как объем ее достаточно велик и частота обновления такова, что есть возможность обеспечить полную рабочую нагрузку специального сотрудника. Однако здесь будут интересны и выгодны централизованные возможности удаленного сопровождения оборудования, его диагностики, позволяющие планировать обслуживание и профилактический ремонт техники, оперативно реагировать на сбои и поломки. Кроме того, с помощью дистанционных технологий здесь можно проводить каталогизацию оборудования - для торговых сетей с большим количеством техники это тоже важная задача.

А вот для сети небольших магазинов или минимаркетов с 1-2 кассами, 3-4 весами и соответствующим ассортиментом разумнее использовать полный набор возможностей удаленного управления - и сопровождение, и дистанционный обмен информацией. Тогда здесь действительно можно обойтись без выделенных для этого в каждом магазине компьютеров и сотрудников, а усилия команды квалифицированных инженеров и программистов в центральном офисе направить на организацию удаленной работы.

Уже есть конкретные примеры

Одним из них является Группа компаний "Контур", имеющая сеть магазинов в Москве и области.

Эта сеть начиналась с магазина автозапчастей, расположенном на Горьковском шоссе у деревни Новая (недалеко от подмосковного города Балашиха), автоматизация которого протекала традиционным способом - с помощью покупного коробочного продукта. Когда появился второй, а затем третий магазин, в каждом из них работала собственная копия торговой системы, и сотрудник отдела информационного обеспечения передавал учетные данные из нее в центральный офис по радиоканалам, тем более что установленный программный продукт имел систему файлового почтового обмена (впрочем, использовались и альтернативные способы переноса информации - например, на магнитооптических дисках). Во время сеансов обмена данными работа удаленного офиса практически останавливалась. С ростом торговой сети (открылись магазины в Балашихе, Фрязине и в Москве, планировалась организация торговли продуктами питания) встал вопрос не только о способе передачи данных, но и об информационной системе в целом (имеющаяся уже не выдерживала такого объема данных). Руководством компании было принято смелое решение - создавать собственную систему автоматизации, максимально отвечающую запросам развивающегося бизнеса, тем более ч