"Развитие бизнеса и, как следствие, потребности в персонале не могут быть предсказуемы в наше непредсказуемое время. Составление планов и бюджетов мешает гибко реагировать на быстро меняющуюся действительность, на изменение микроэкономических и макроэкономических факторов. Кроме того, мы никогда не можем заранее знать, какими свободными средствами будем располагать через какое-то время", - такое мнение можно услышать нередко.

Комментарий Романа Портнова, директора компании "KPG Resources", занимающейся поиском и оценкой персонала высшего и среднего звена: "Даже самое мудрое планирование не выдерживает конкуренции с быстро текущим временем - важно не отказываться от намеченных планов, а грамотно и регулярно приводить их в соответствие с новыми условиями".

Еще одно мнение руководителей компании: "Если есть менеджер по персоналу, который получает зарплату, то никакой бюджет не нужен: весь подбор должен осуществляться без каких-либо затрат"

Комментарий Романа Портнова: "Основной целью хорошего планирования бюджета на подбор персонала является следующий принцип - экономить на персонале нельзя, но можно избежать лишних расходов".

Ирина Ткачева, менеджер по персоналу: "Планирование потребностей в персонале осуществляется в соответствии со стратегией по схеме "цели - функции - ресурсы". Планирование потребностей в персонале это не только планирование рекруитмента. На самом деле, это и планирование карьеры, ротаций, корпоративного обучения. Наличие кадрового плана, составленного в соответствии с бизнес-планом компании, позволяет не только избежать лишних затрат на срочный поиск, в котором не обойтись без платных услуг рекрутинговых агентств (например, подбор секретаря в недорогих рекрутинговых агентствах обойдется в один оклад, т.е. 200-600 долларов), но и избежать внешнего поиска в тех случаях, когда есть внутренние резервы. Обучать людей и перераспределять функциональные обязанности значительно выгоднее. Во-первых, люди уже проверены и можно не опасаться прямых убытков от их некорректных действий (например, бухгалтер не присвоит себе деньги), во-вторых, обучение, как правило, обходится дешевле, чем затраты на поиск новых людей"

Комментарий Ивановой Светланы, Руководителя департамента кадровых технологий:: "Наличие систем планирования и бюджетирования позволяет экономить средства в следующих ситуациях:

а) заранее запланированная потребность позволяет искать кандидатов достаточно долго. Когда времени достаточно, можно начинать с поиска через деловые рекомендации, профессиональные ассоциации, знакомых, через Интернет. Если это не помогло, то можно разместить свою рекламу и самостоятельно проводить отбор. Таким образом, в поиске через рекрутинг потребность, скорее всего, не возникнет.

Сравним затраты:

1 вариант: 0 - стоимость услуг сторонних организаций, затраты только на зарплату менеджера по персоналу (учитывая то, сколько времени он потратил)

2 вариант: 20 - 200 долларов на рекламу (например, 1 модуль в четверть полосы в газете Exclusive Personnel от 50 до 100 долларов в зависимости от количества объявлений) плюс затраты на оплату рабочего времени тех, кто проводит отбор

3 вариант: оплата услуг рекрутингового агентства (от 1 до 2.5 окладов специалиста в зависимости от качества услуг агентства) плюс затраты на рабочее время (но их, как правило, гораздо меньше, так как уже произведен предварительный отбор)

Бюджет предполагает расчет всех составляющих.

Например, если подбор секретаря через рекрутинговое агентство обойдется в 300 долларов и при этом руководитель затратит 1час на подбор (предположим, что стоимость его рабочего часа составляет 15 долларов, что соответствует зарплате или доходу примерно 2500 долларов), то общие затраты составят 315 долларов. Если при отборе через рекламу стоимостью 50 долларов руководитель затрат 8 часов, то общая стоимость подбора составит примерно170 долларов, если реклама стоит дороже или затрачивается больше времени, то разница становится совсем не существенной.

Другой пример: незаполнение в срок вакансии, например, главного бухгалтера может привести к штрафам из-за того, что не были произведены необходимых платежей. Другой вариант подобной же ситуации - потребность в восстановлении бухучета силами аудиторской фирмы, которой придется заплатить гораздо больше, чем рекрутинговому агентству.

Такие примеры можно приводить еще и еще".

А вот еще одно мнение руководителя компании, который выбирает золотую середину:

Зарицкий Петр Юрьевич, Зам. Генерального директора ТОО СП "Юнион":"В любом бизнесе нужно планирование, в том числе планирование потребностей в персонале. Линейному руководителю планирование необходимо прежде всего, так как именно он отвечает за результаты. Что касается бюджета, то он необходим, но, прежде всего, на позиции высокого уровня. Несложные вакансии вполне реально закрывать беззатратными методами".

Сухова Любовь Николаевна, Группа компаний "Норма", любезно согласилась поделиться мнением по поводу вопросов планирования и бюджетирования в процессе подбора персонала в компании.

· Каким образом Вы определяете потребность в персонале?
Так как нашу холдинговую компанию можно назвать стабильно развивающейся, потребность в персонале определяется в соответствии со стратегическими планами холдинга.
Это позволяет избежать кризисных моментов (авралов) в подборе персонала и улучшить качество как самого процесса подбора (более тщательная диагностика), так и качество обучения и адаптации людей в коллективе.

· Кто и как осуществляет планирование подбора персонала?
Основная нагрузка в планировании подбора персонала ложится на "Управление персоналом". Безусловно, эта работа невозможна без плотного контакта с директорами подразделений, начиная от заявок на специалистов и согласования сроков, до прорабатывания должностных инструкций и условий успешной адаптации новых членов команды.

· Каким образом определяется бюджет на подбор персонала?
Управление персоналом выполняет все задачи по подбору и развитию персонала, начиная с рекрутинга и заканчивая обучением и адаптацией. Мы практически не обращаемся в кадровые агентства, ведем эту работу сами. Вообще, мы предпочитаем не "перекупать" или "переманивать" кадры, а "выращивать" их в соответствии с традициями Группы компаний.
Исходя из этого, можно сказать, что бюджет на подбор персонала является регламентированным. Он может корректироваться в зависимости от поставленной задачи и возникающих в связи с этим потребностей ( использование дополнительных информационных каналов, привлечение специалистов-консультантов и пр.). Предложения по корректировке представляются Управлением персоналом президенту холдинга и утверждаются им.

· Помогает ли бюджетирование экономии средств?
Конечно, помогает.

· Каким образом грамотное планирование и бюджетирование позволяет, в конечном итоге, осуществлять экономию средств?
Грамотный планомерный подбор персонала, ориентированный именно на наши требования, позволяет снижать себестоимость проектов. Каждый специалист успевает получить хорошую подготовку и стать многопрофильным. Таким образом, малыми силами удается реализовывать большие дела.. И потом, планирование и бюджетирование позволяет нам проанализировать и оценить результативность нашей работы и найти пути ее улучшения (более глубокое обучение, например, или более тщательное формирование команды).

· В чем система планирования и бюджетирования в Вашей компании превосходит аналогичные системы в других компаниях?
Система планирования и бюджетирования является, как правило, коммерческой тайной Мы не располагаем структурой бюджетов других компаний, поэтому, трудно сказать в чем именно мы превосходим других. Одной из особенностей нашей компании является обязательность выполнения бюджета и материальная ответственность руководителей за его неисполнение.
В целом, практика показывает, что принятая у нас система работы с персоналом дает хорошие результаты. Компания чувствует себя устойчиво и даже в период кризиса может планировать капитальные вложения.